การทำ KPIs ด้วยวิธีการ MOTSAP
การใช้ KPIs ไม่ใช่เป็นเรื่องง่าย หากการทำ KPIsนั้นไม่ตอบสนองต่อนโยบายขององค์กรที่ผู้บริหารวางไว้ ก็ไม่อาจทำให้ประสบผลสำเร็จได้เนื่องจากไม่ได้รับความสนใจจากผู้บริหาร
หากต้องอธิบายหรือเชื่อมโยงความสัมพันธ์ ของ KPIs ซึ่งบ่งบอกถึงองค์ประกอบที่มีความสำคัญ
ในการดำเนินการ
ตีความและเชื่อมโยงความสัมพันธ์ได้ดังนี้
วิธีการเปลี่ยนนโยบายบริษัทให้เป็นขั้นตอนการปฏิบัติดังกล่าวได้กำหนดเป็นตัว
KPIs เพื่อติดตามการปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับนโยบายอย่างถูกต้องและง่ายต่อการใช้งาน
ไม่เกิดการขัดแย้งและ ทำงานได้อย่างระบบมากขึ้น
วิธีการนี้เรียกกสั้นๆ ว่า MOTSAP ย่อมาจาก Mission- Obective- Target
-Strategy Action – Plan ซึ่งมีรายละเอียดังต่อไปนี้
1. M = Mission คือการเอานโยบายมากำหนดภาระกิจที่จะทำ
2. O = Obective คือการนำเอาภารกิจที่ได้รับมอบหมายมากำหนดวัตถุประสงค์
3. T = Target คือการนำเอาวัตถุประสงค์มากำหนดเป้าหมายที่ต้องการ
ในขั้นตอนนี้มีการเลือกเอา KPIs ที่มีความสอดคล้องกับวัตถุประสงค์มากำหนดตัวเลขและเวลาที่ต้องการ
4. S = Strategy คือการเลือกใช้กลยุทธ์ต่างๆที่เหมาะสม
เพื่อให้ได้ค่า KPIs ตามที่ได้ตั้งเป้าหมายไว้
5. A = Action คือการกำหนดกิจกรรมต่างๆที่เป็นขั้นตอนการปฏิบัติงานตามกลยุทธ์ที่ได้กำหนดใช้โดยมีการกำหนดสถานที่
กำหนดผู้รับผิดชอบ กำหนดเวลาในการทำกิจกรรม
6. P = Plan คือการกำหนดใช้ค่า KPIs
ต่างๆที่เป็นตัวเลขที่ต้องการตามเป้าหมายที่ได้วางไว้
โดยกำหนดแบ่งเป็นระยเวลาที่ต้องการวัดค่าเพื่อตามความคืบหน้าโดยเทียบกับข้อมูลก่อนทำกิจกรรม
การใช้ MOTSAP Matrix เริ่มจากการนำเอานโยบายของบริษัท
หรือจากผู้บริหารระดับสูงมากำหนดเป้นภาระกิจของแผนกที่ตัวเองรับผิดชอบ
เพื่อให้เกิดกิจกรรมที่ตอบสนองนโยบาย
โดยทั่วไปนโยบายของบริษัทจะกล่าวโดยรวมที่เน้นทิศทางของบริษัท
จากภาระกิจที่กำหนดไว้จะถูกนำมากำหนดวัตถุประสงค์ที่จะทำแต่ยังไม่ระบุเป็น KPIs
ต่อมาในขั้นตอนของการกำหนดเป้าหมายในขั้นตอนนี้ KPIs จะเริ่มเข้ามามีบทบาทโดยจะถูกเลือกใช้ให้เหมาะสมในแต่ละแผนก
โดยต้องสามารถวัดได้เ)นตัวเลขที่สามารถระบุความสำเร็จหรือความล้มเหลวของกิจกรรมได้ดังนั้นในขั้นตอนต่อมาจะต้องหากลยุทธ์
ที่มักจะเป็นระบบหรือหลักการที่มีโอกาสช่วยทำให้การกำหนดกิจกรรมต่างๆที่ต้องดำเนินการและต้องระบุผู้รับผิดชอบของแต่ละกิจกรรมเพื่อให้เกิดการติดตามความคืบหน้าอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
และต้องระบุระยะเวลาที่ต้องการให้สำเร็จตามแผนในขั้นตอนการกำหนด Plan
ตัวอย่างเช่น
1. ทำให้โรงงานปลอดอุบัติเหตุร้ายแรง
2. ทำให้พนักงานมีสุขภาพอนามัยที่ดี
3. รักษาสภาพบริเวณโรงงานไม่ให้มีปัญหาสิ่งแวดล้อม
ขั้นที่ 2 : ST เป็นการกำหนด Safety & Environment
Target เป้าหมายด้านสุขภาพอนามัย
ความปลอดภัยของพนักงานและการรักษาสิ่งแวดล้อม ตัวอย่างของการกำหนดเป้าหมายคือ
1. ทำให้อุบัติเหตุร้ายแรงเป็นศูนย์ภายในหนึ่งปี
2. ทำให้ Minor Accident เป็นศูนย์ภายในหนึ่งปี
3. ลดวันหยุดเนื่องจากการเจ็บป่วยของพนักงานลง
80 %
4. ลดการใช้น้ำลง 30% ภายใน 4 ปี
5. ลดการใช้ไฟฟ้าลง 10 % ภายใน 4 ปี
ความปลอดภัยเป็นเรื่องสำคัญมากดังนั้นจึงต้องกำหนดให้ทำอย่างรวดเร็วและได้ผลมากที่สุด
ขั้นที่ 3 : SS เป็นการกำหนด Safety & Environment Strategy คือการกำหนดกลยุทธ์ที่จะใช้เพื่อให้ประสบความสำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้
ตัวอย่างเช่น
1. ใช้ KYT หรือการหยั่งรู้ระวังภัยในการลดอุบัติเหตุ
2. มีโครงการเพื่อสุขภาพของพนักงาน
3. ทำตามกฏหมายสิ่งแวดล้อม
4. ใช้ระบบ ISO 14000 ในการควบคุมปัญหาสิ่งแวดล้อม
ซึ่งในการกำหนดกลยุทธ์ในการแก้ปัญหานี้สามารถทำได้หลายวิธีแต่ที่สำคัญการเลือกวิธีที่เหมาะสมกับสภาพงานที่เป็นอยู่
ขั้นที่ 4 : SA เป็นการกำหนด Safety & Environment Action เป็นการกำหนดกิจกรรมที่จะทำโดยเอากลยุทธ์เรื่องความปลอดภัยของพนักงานมาแตกเป็นโครงการ
เพื่อแบ่งความรับผิดชอบให้ใครทำบ้าง ทำที่ส่วนใหนของการผลิต และทำเมื่อไร
ขั้นที่ 5 : SP เป็นการกำหนด Safety & Environment Plan
เป็นการกำหนด KPI ที่จะใช้วัดความสำเร็จของการดำเนินกิจกรรมที่เหมาะสมทางด้านความปลอดภัยของพนักงานและการรักษาสิ่งแวดล้อม
โดยมีการระบุเป้าหมายที่ต้องการจะได้ เป็นตัวเลขเป้นระยะเวลาตามที่กำหนดไว้
อาจมีการนำตัวเลขที่ผ่านมาแล้วเป็นตัวตั้งต้นเพื่อใช้เปรียบเทียบ
วัดความคืบหน้าของการดำเนินงาน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น