การทำ KPIs ด้วยวิธีการ MOTSAP

การใช้ KPIs ไม่ใช่เป็นเรื่องง่าย หากการทำ KPIsนั้นไม่ตอบสนองต่อนโยบายขององค์กรที่ผู้บริหารวางไว้ ก็ไม่อาจทำให้ประสบผลสำเร็จได้เนื่องจากไม่ได้รับความสนใจจากผู้บริหาร หากต้องอธิบายหรือเชื่อมโยงความสัมพันธ์ ของ KPIs ซึ่งบ่งบอกถึงองค์ประกอบที่มีความสำคัญ

ในการดำเนินการ ตีความและเชื่อมโยงความสัมพันธ์ได้ดังนี้             

          วิธีการเปลี่ยนนโยบายบริษัทให้เป็นขั้นตอนการปฏิบัติดังกล่าวได้กำหนดเป็นตัว KPIs เพื่อติดตามการปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับนโยบายอย่างถูกต้องและง่ายต่อการใช้งาน ไม่เกิดการขัดแย้งและ ทำงานได้อย่างระบบมากขึ้น

         วิธีการนี้เรียกกสั้นๆ ว่า MOTSAP ย่อมาจาก Mission- Obective- Target -Strategy Action – Plan ซึ่งมีรายละเอียดังต่อไปนี้

1. M = Mission คือการเอานโยบายมากำหนดภาระกิจที่จะทำ

2. O = Obective คือการนำเอาภารกิจที่ได้รับมอบหมายมากำหนดวัตถุประสงค์

3. T = Target คือการนำเอาวัตถุประสงค์มากำหนดเป้าหมายที่ต้องการ ในขั้นตอนนี้มีการเลือกเอา KPIs ที่มีความสอดคล้องกับวัตถุประสงค์มากำหนดตัวเลขและเวลาที่ต้องการ

4. S = Strategy คือการเลือกใช้กลยุทธ์ต่างๆที่เหมาะสม เพื่อให้ได้ค่า KPIs ตามที่ได้ตั้งเป้าหมายไว้

5. A = Action คือการกำหนดกิจกรรมต่างๆที่เป็นขั้นตอนการปฏิบัติงานตามกลยุทธ์ที่ได้กำหนดใช้โดยมีการกำหนดสถานที่ กำหนดผู้รับผิดชอบ กำหนดเวลาในการทำกิจกรรม

6. P = Plan คือการกำหนดใช้ค่า KPIs ต่างๆที่เป็นตัวเลขที่ต้องการตามเป้าหมายที่ได้วางไว้ โดยกำหนดแบ่งเป็นระยเวลาที่ต้องการวัดค่าเพื่อตามความคืบหน้าโดยเทียบกับข้อมูลก่อนทำกิจกรรม

          การใช้ MOTSAP Matrix เริ่มจากการนำเอานโยบายของบริษัท หรือจากผู้บริหารระดับสูงมากำหนดเป้นภาระกิจของแผนกที่ตัวเองรับผิดชอบ เพื่อให้เกิดกิจกรรมที่ตอบสนองนโยบาย โดยทั่วไปนโยบายของบริษัทจะกล่าวโดยรวมที่เน้นทิศทางของบริษัท จากภาระกิจที่กำหนดไว้จะถูกนำมากำหนดวัตถุประสงค์ที่จะทำแต่ยังไม่ระบุเป็น KPIs ต่อมาในขั้นตอนของการกำหนดเป้าหมายในขั้นตอนนี้ KPIs จะเริ่มเข้ามามีบทบาทโดยจะถูกเลือกใช้ให้เหมาะสมในแต่ละแผนก โดยต้องสามารถวัดได้เ)นตัวเลขที่สามารถระบุความสำเร็จหรือความล้มเหลวของกิจกรรมได้ดังนั้นในขั้นตอนต่อมาจะต้องหากลยุทธ์ ที่มักจะเป็นระบบหรือหลักการที่มีโอกาสช่วยทำให้การกำหนดกิจกรรมต่างๆที่ต้องดำเนินการและต้องระบุผู้รับผิดชอบของแต่ละกิจกรรมเพื่อให้เกิดการติดตามความคืบหน้าอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และต้องระบุระยะเวลาที่ต้องการให้สำเร็จตามแผนในขั้นตอนการกำหนด Plan

ตัวอย่างเช่น

 1. ทำให้โรงงานปลอดอุบัติเหตุร้ายแรง

2. ทำให้พนักงานมีสุขภาพอนามัยที่ดี

3. รักษาสภาพบริเวณโรงงานไม่ให้มีปัญหาสิ่งแวดล้อม

         ขั้นที่ 2 : ST เป็นการกำหนด Safety & Environment Target เป้าหมายด้านสุขภาพอนามัย ความปลอดภัยของพนักงานและการรักษาสิ่งแวดล้อม ตัวอย่างของการกำหนดเป้าหมายคือ

1. ทำให้อุบัติเหตุร้ายแรงเป็นศูนย์ภายในหนึ่งปี

2. ทำให้ Minor Accident เป็นศูนย์ภายในหนึ่งปี

3. ลดวันหยุดเนื่องจากการเจ็บป่วยของพนักงานลง 80 %

4. ลดการใช้น้ำลง 30% ภายใน 4 ปี

5. ลดการใช้ไฟฟ้าลง 10 % ภายใน 4 ปี

ความปลอดภัยเป็นเรื่องสำคัญมากดังนั้นจึงต้องกำหนดให้ทำอย่างรวดเร็วและได้ผลมากที่สุด

           ขั้นที่ 3 : SS เป็นการกำหนด Safety & Environment Strategy คือการกำหนดกลยุทธ์ที่จะใช้เพื่อให้ประสบความสำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้ ตัวอย่างเช่น

1. ใช้ KYT หรือการหยั่งรู้ระวังภัยในการลดอุบัติเหตุ

2. มีโครงการเพื่อสุขภาพของพนักงาน

3. ทำตามกฏหมายสิ่งแวดล้อม

4. ใช้ระบบ ISO 14000 ในการควบคุมปัญหาสิ่งแวดล้อม

ซึ่งในการกำหนดกลยุทธ์ในการแก้ปัญหานี้สามารถทำได้หลายวิธีแต่ที่สำคัญการเลือกวิธีที่เหมาะสมกับสภาพงานที่เป็นอยู่

         ขั้นที่ 4 : SA เป็นการกำหนด Safety & Environment Action เป็นการกำหนดกิจกรรมที่จะทำโดยเอากลยุทธ์เรื่องความปลอดภัยของพนักงานมาแตกเป็นโครงการ เพื่อแบ่งความรับผิดชอบให้ใครทำบ้าง ทำที่ส่วนใหนของการผลิต และทำเมื่อไร

ขั้นที่ 5 : SP เป็นการกำหนด Safety & Environment Plan เป็นการกำหนด KPI ที่จะใช้วัดความสำเร็จของการดำเนินกิจกรรมที่เหมาะสมทางด้านความปลอดภัยของพนักงานและการรักษาสิ่งแวดล้อม โดยมีการระบุเป้าหมายที่ต้องการจะได้ เป็นตัวเลขเป้นระยะเวลาตามที่กำหนดไว้ อาจมีการนำตัวเลขที่ผ่านมาแล้วเป็นตัวตั้งต้นเพื่อใช้เปรียบเทียบ วัดความคืบหน้าของการดำเนินงาน